Desde o dia 30/09/2022 estão valendo as novas regras de utilização de armazenamento da conta institucional!
Fique atento aos limites de armazenamento da Conta Institucional Google!
A política de armazenamento do Google Workspace for Education Fundamentals (antigo G Suite for Education) foi atualizada. Desde então as contas institucionais deixam de ter o armazenamento ilimitado, ocasionando uma reestruturação na arquitetura destas.
Visando a adequação às novas diretrizes, foi realizada a campanha "Uso consciente do armazenamento da conta institucional”, com orientações sobre o armazenamento e utilização de forma consciente, priorizando apenas documentos e arquivos necessários ao trabalho diário.
Neste sentido, cada servidor deve analisar os arquivos armazenados em seu Drive, fotos e e-mail institucionais, filtrar os arquivos necessários, reorganizando-os, removendo os duplicados, esvaziando a lixeira e, caso haja arquivos particulares, transfira-os para uma conta particular.
Desde o dia 30/09/2022, as contas de e-mails terão limitação de acordo com o perfil da conta institucional:
- Contas institucionais de alunos - até 3 GIGABYTES;
- Contas institucionais pessoais - até 50 GIGABYTES;
- Contas institucionais departamentais - até 500 GIGABYTES.
O que acontecerá quando ultrapassar e/ou já estiver ultrapassado os limites de armazenamento:
Quando exceder a cota de armazenamento, o usuário ficará impedido de criar novos arquivos do Documentos, Planilhas e Apresentações Google, entre outras limitações.
Veja o que acontece quando os limites de armazenamento são ultrapassados:
- Não é possível fazer upload de novos arquivos ou imagens para o Google Drive;
- Não é possível fazer backup de fotos e vídeos no Google Fotos;
- Não é possível criar arquivos em apps de conteúdo colaborativo, como: Documentos, Planilhas, Apresentações, Desenhos, Formulários e Jamboard.
Até a redução do uso do armazenamento, não será possível editar, copiar os arquivos afetados e/ou enviar formulários que pertençam ao usuário.
Observação: os usuários que ultrapassarem a cota de armazenamento ainda poderão fazer login e acessar a conta do Google Workspace, além de ver e fazer o download de arquivos.
Para realizar a limpeza, acesse sua conta institucional e clique no link abaixo: https://drive.google.com/ drive/quota.
Lembrando que as contas podem ser auditadas, em conformidade com a Resolução SEPLAG N° 107/2018:
“[...]
Art. 6. Na ocorrência de evidências de uso irregular do serviço de correio eletrônico, o órgão ou entidade efetuará registro do incidente de segurança da informação e abrirá processo de sindicância administrativa, com auditoria nas contas dos usuários sob suspeita, a fim de averiguar e garantir a segurança de toda a infraestrutura de tecnologia da informação e comunicação. “
Sendo assim, qualquer conteúdo plagiado e/ou não licenciado (exemplos: filmes, jogos, livros, softwares, etc.) deverá ser excluído imediatamente, inclusive da lixeira.
Na oportunidade, encaminhamos legislações referentes ao armazenamento e uso do e-mail institucional, para conhecimento:
- DECRETO 46226, DE 24/04/2013 - Dispõe sobre o uso de correio eletrônico institucional no âmbito da Administração Pública Direta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo.
- RESOLUÇÃO SEPLAG No 107, DE 26 DE DEZEMBRO DE 2018 - Regulamenta a Política de Segurança da Informação no que se refere à utilização da Tecnologia da Informação e Comunicação pelos usuários dos Órgãos e Entidades do Poder Executivo da Administração Pública Estadual Direta, Autárquica e Fundacional.
FONTE: Coordenação de Softwares e Serviços / Diretoria de Infraestrutura Tecnológica
